Secara sederhana, apa itu buyer berarti pembeli dalam suatu transaksi. Namun, sejatinya, ada pengertian yang lebih spesifik dari istilah tersebut – khususnya dalam transaksi bisnis suatu perusahaan. Ada berbagai jenis buyer, karakteristik khusus, serta tugasnya. Simak hingga akhir artikel untuk mendapatkan penjelasan secara lengkap!
Pengertian Buyer dalam Aktivitas Perusahaan
Buyer adalah individu, kelompok, atau organisasi yang melakukan pembelian (purchasing) barang ataupun jasa dari pemasok untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Pembelian tersebut mencakup bahan baku, alat-alat produksi, maupun layanan tambahan untuk mendukung manajemen dan operasional suatu perusahaan.
Inilah yang membedakan antara buyer personal dengan buyer perusahaan. Setiap individu dapat menjadi pembeli pribadi tanpa kualifikasi khusus, sedangkan untuk menjadi buyer perusahaan, ada standar atau karakteristik tertentu yang harus terpenuhi. Sebab, buyer perusahaan memegang peranan penting terhadap kelancaran bisnis.
Jenis – Jenis Buyer dalam Perusahaan
Secara teknis, buyer dalam aktivitas perusahaan terbagi menjadi dua kategori berbeda, yaitu:
Buyer Persona
Jenis buyer yang satu ini mungkin cukup asing karena memang mereka tidak melakukan pembelian maupun transaksi lainnya. Daripada disebut buyer persona, profesi yang satu ini lebih familiar dengan istilah bisnis yaitu marketing persona. Sebab, kaitannya condong pada pemasaran produk atau jasa, bukan pembelian.
Buyer persona sendiri merupakan representasi dari target pasar dari produk maupun jasa suatu perusahaan. Keberadaan mereka berguna untuk mengenali target konsumen dari bisnis tersebut, seperti: aktivitas sehari-hari, sudut pandang, hingga tantangan dalam mengambil keputusan untuk melakukan pembelian.
Perusahaan biasanya memiliki lebih dari satu marketing persona untuk bisa mengenali berbagai karakter target pasarnya. Sebab, masing-masing persona memiliki cara pendekatan yang berbeda. Perusahaan – khususnya divisi pemasaran, dapat belajar banyak dari tantangan menaklukkan buyer persona ini.
Buyer Pembelian
Pekerjaannya sama persis sebagaimana telah dijabarkan pada paragraf awal, yaitu melakukan pembelian bahan baku, alat-alat dan perangkat pendukung lainnya untuk kegiatan bisnis perusahaan agar berjalan dengan optimal.
Fungsi Buyer dalam Perusahaan
Lantas, apa sebenarnya fungsi buyer dalam aktivitas perusahaan? Ketika membicarakan tentang fungsi, tentu saja profesi yang satu ini mempunyai banyak kegunaan dalam bisnis – khususnya terkait operasional perusahaan, yaitu:
Membantu Meningkatkan Kinerja dan Proses Produksi
Tanpa buyer dengan tugasnya yang spesifik, proses produksi akan berjalan lebih lambat. Sebab, pengadaan bahan baku dan alat-alat maupun kebutuhan pendukung lain akan dibebankan pada salah satu divisi yang juga mempunyai tugas dan tanggung jawab lainnya. Keberadaan buyer akan membuat transaksi pembelian menjadi lebih terorganisir, efisien, dan akurat.
Mengefisiensi Anggaran Perusahaan
Melalui buyer, penyediaan pasokan untuk operasional perusahaan tidak hanya tepat waktu namun juga bisa memperoleh harga yang lebih murah. Sebab, buyer tidak akan melakukan pembayaran tanpa negosiasi harga terlebih dahulu. Jadi, anggaran perusahaan bisa ditekan untuk lebih hemat.
Menjaga Stabilitas Harga Produk atau Jasa
Fungsi selanjutnya dari buyer yaitu membantu menjaga stabilitas harga produk atau jasa karena biaya produksi dapat ditekan atau dijaga tetap dalam nominal yang sama. Bila harga produk atau jasa stabil, maka konsumen akhir pun tidak akan mudah berpindah pada kompetitor.
Kelancaran Rantai Produksi
Berikutnya, fungsi dari buyer tidak lain menjaga kelancaran rantai produksi. Sebab, buyer akan terus berusaha menyediakan kebutuhan operasional perusahaan tepat waktu sehingga produksi tidak mengalami keterlambatan. Bila terjadi gangguan dalam rantai produksi, otomatis stok pasar akan terganggu.
Membangun dan Menjaga Citra Positif Perusahaan
Terakhir, melalui kelancaran produksi dan kualitas yang bagus, maka buyer memiliki peran dalam membantu membangun dan menjaga citra perusahaan dimata konsumen. Mereka akan merasa puas dan menjadi loyal karena produk atau jasa yang perusahaan miliki sudah cukup memenuhi kebutuhan.
Baca juga: Biar Langgeng, Ini Tips Rahasia Bangun Merek Bisnis yang Kuat
Karakteristik Buyer dalam Aktivitas Perusahaan
Telah sedikit disinggung di atas bahwa seorang buyer untuk perusahaan harus memenuhi kualifikasi alias karakteristik tertentu. Adapun hal-hal yang harus dicapai oleh buyer dalam memenuhi dan mengoptimalkan aktivitas perusahaan adalah sebagai berikut:
- Keterampilan manajemen keuangan yang baik karena anggaran yang akan dikelola tidak kecil. Bila buyer tidak memiliki kemampuan mengatur finansial dengan baik, hal ini akan sangat merugikan pihak perusahaan.
- Mampu berkolaborasi, berorganisasi dan mengatur proyek dengan tim dari berbagai divisi. Tujuannya untuk mendapatkan dan menyediakan kebutuhan masing-masing departemen tanpa melakukan kesalahan serta menghasilkan teamwork yang baik, akurat, dan terstruktur.
- Kemampuan berkomunikasi yang baik dengan berbagai pihak dari beragam latar belakang dan karakter untuk membangun networking atau koneksi kuat untuk membantu pengembangan bisnis. Khususnya dengan pihak-pihak seperti pemasok, distributor dan semacamnya.
- Kepiawaian bernegosiasi dan interpersonal untuk mengontrol semua pihak yang terlibat. Supaya, buyer bisa memperoleh bahan baku dan alat-alat dengan kualitas terbaik namun harga kompetitif dengan tetap mematuhi standar pelaksanaan, aturan, dan tenggat waktu sesuai ketentuan.
- Kemampuan pemanfaatan teknologi dalam bisnis, terlebih mempertimbangkan kemajuan zaman yang pesat. Jika buyer gagal mengimplementasikan teknologi dalam menjalankan peranannya, maka sulit untuk bersaing dengan kompetitor.
Tugas – Tugas Buyer dalam Perusahaan
Penetapan serangkaian kualifikasi di atas bertujuan supaya buyer dapat menjalankan tugas-tugasnya dengan baik. Adapun tugas alias kewajiban yang harus dipenuhi antara lain:
- Melakukan riset pasar untuk dapat mengetahui tren terkini sehingga dapat dengan cepat mengadaptasikan pada perusahaan. Sebab, pasar merupakan sesuatu yang sulit diprediksi, sehingga cepat beradaptasi dengan tren terkini lebih efektif daripada membuat keputusan yang bersifat gambling.
- Menjalin hubungan baik dengan pemasok untuk memastikan supply bahan baku, peralatan, maupun kebutuhan operasional lainnya terpenuhi dan tepat waktu. Buyer juga bertugas untuk menyusun daftar pemasok yang sudah tetap maupun calon potensial, berikut frekuensi pembelian dan jenis kebutuhannya.
- Melakukan analisa terhadap kebutuhan dari departemen atau divisi lain untuk dapat memetakan strategi pembelian yang efisien dan efektif, kemudian mengajukan anggaran untuk dapat melakukan transaksi.
- Menjalankan negosiasi harga dengan pihak produsen supaya memperoleh harga yang paling murah atau kompetitif dan bonus-bonus tambahan yang menguntungkan bagi perusahaan.
- Menerbitkan faktur atau formulir pemesanan dan mengelola siklus pembelian secara akurat dan disiplin, mulai dari pembelian, pembayaran, pengiriman, dan repurchase. Akurasi dan disiplin dalam pelaksanaan hal ini akan membantu siklus produksi dan operasional perusahaan berjalan lancar.
- Mengevaluasi dan menyelesaikan permasalahan terkait pengadaan bahan baku dan alat-alat seperti ditemukannya kecacatan pada barang atau keterlambatan pasokan. Sebab, bila kendala tersebut dibiarkan berlarut-larut, akan berdampak buruk terhadap jalannya bisnis.
Sudah paham bukan apa itu buyer berikut karakteristik dan tugas-tugasnya? Salah satu karakteristik yang harus dimiliki oleh buyer untuk perusahaan adalah keterampilan untuk penggunaan dan pemanfaatan teknologi. Termasuk mempercayakan YUKK sebagai payment gateway terbaik untuk melakukan penagihan dan pembayaran bisnis.
