Pengelolaan usaha perlu Anda lakukan dengan teratur dan terkoordinasi dengan baik. Untuk melakukannya, Anda perlu mengenal apa itu SOP atau standard operating procedure dan sekaligus menerapkannya di lingkup tempat usaha. Lewat penerapan yang efektif, SOP dapat berpengaruh pada kinerja bisnis secara menyeluruh.
Menurut pengertiannya, SOP adalah rangkaian prosedur yang umumnya berlaku dalam setiap organisasi atau perusahaan. Keberadaannya memiliki peran sebagai pedoman tertulis bagi setiap individu di dalam organisasi maupun perusahaan untuk dapat mencapai tujuan yang sebelumnya telah ditetapkan.
Dalam praktiknya, Anda bisa menyusun berbagai SOP sesuai dengan kebutuhan. Misalnya, SOP untuk aktivitas produksi, SOP untuk pelayanan pelanggan, SOP berkaitan dengan penyimpanan data, dan lain sebagainya.
Fungsi SOP dalam Perusahaan
Di dalam lingkup perusahaan atau organisasi, pemahaman tentang apa itu SOP sangat penting. Apalagi, keberadaannya dapat memiliki berbagai fungsi, termasuk di antaranya adalah:
Pedoman Kerja
Fungsi pertama dari SOP adalah berperan sebagai pedoman kerja para karyawan. Perusahaan akan memberikan pedoman berkaitan dengan setiap hal yang menjadi kewajiban karyawan. Selanjutnya, karyawan dapat menggunakan SOP yang telah disusun sebagai pedoman dalam menyelesaikan berbagai pekerjaan.
Dasar Hukum
Selanjutnya, keberadaan SOP dapat pula memiliki fungsi sebagai dasar hukum. Apalagi, SOP kerap mencantumkan peraturan, hak dan sekaligus kewajiban pihak-pihak yang dibawah naungannya.
Fungsi SOP sebagai dasar hukum memberi kemudahan bagi perusahaan dalam melakukan identifikasi permasalahan maupun kesalahan di tempat kerja. Selanjutnya, perusahaan bisa menerapkan ketentuan yang berlaku sesuai SOP.
Pedoman Disiplin Kerja
Ada pula fungsi SOP yang memiliki peran sebagai acuan kinerja karyawan. Dengan begitu, para karyawan bisa menunjukkan performa yang optimal selama di tempat kerja. Di waktu yang bersamaan, karyawan bisa menjadi lebih disiplin.
Baca juga: Bikin Betah! Ini Tips Ciptakan Lingkungan Kerja yang Produktif
Informasi Secara Detail Terkait Pekerjaan
Fungsi terakhir dari SOP dalam sebuah perusahaan adalah sebagai sumber informasi yang detail terkait sebuah pekerjaan. SOP tidak cuma berisi tentang prosedur pelaksanaan. Namun, ada pula informasi terkait faktor yang bisa terjadi selama proses berlangsung. Contohnya adalah SOP saat terjadi bencana alam, kecelakaan kerja, pengajuan cuti melahirkan, dan lain sebagainya.
Manfaat Diterapkannya SOP
Dengan memiliki pemahaman yang tepat terkait apa itu SOP, Anda bisa memperoleh berbagai manfaat dari penerapannya. Manfaat tersebut di antaranya adalah:
Membantu Karyawan dalam Memahami Tugas dan Tanggung Jawabnya
Setiap karyawan memiliki tugas dan tanggung jawabnya masing-masing. Apalagi, SOP juga mencantumkan informasi secara jelas berkaitan dengan tahapan proses yang perlu mereka lakukan dalam menyelesaikan tugas dan tanggung jawab tersebut.
Memudahkan Proses Adaptasi Karyawan
Manfaat terkait apa itu SOP dalam perusahaan juga sangat membantu ketika perusahaan memiliki karyawan baru. SOP bisa memudahkan karyawan baru tersebut untuk bisa beradaptasi dengan tempat kerjanya. Dengan begitu, mereka bisa menunjukkan kontribusi secara langsung kepada perusahaan.
Mempermudah Perusahaan dalam Mencapai Target Bisnis
Penerapan SOP membuat para karyawan bisa melakukan tugas dan tanggung jawabnya lebih optimal. Kinerja optimal dari karyawan dari setiap divisi membuat mereka bisa mencapai target yang telah ditetapkan dengan lebih mudah. Dalam skala lebih besar, hal tersebut bisa membantu perusahaan untuk mencapai target bisnis.
Meminimalkan Terjadinya Kesalahan di Tempat Kerja
SOP memberikan informasi terkait panduan dalam melakukan berbagai jenis pekerjaan kepada karyawan. Selain itu, keberadaannya juga menginformasikan adanya konsekuensi ketika karyawan melakukan kelalaian di tempat kerja.
Dalam situasi tersebut, karyawan akan berusaha untuk menyelesaikan pekerjaan sesuai SOP. Dengan kedisiplinan yang tinggi, terjadinya kesalahan di tempat kerja bisa diminimalkan.
Bagian dari Transparansi di Dunia Kerja
Manfaat yang tak kalah penting dari penerapan SOP adalah sebagai bagian dari transparansi di dunia kerja. Apalagi, SOP memuat informasi, aturan, maupun konsekuensi dari kesalahan yang dilakukan secara jelas.
Prinsip Penyusunan SOP yang Efektif
Sekarang, Anda sudah tahu betapa pentingnya SOP bagi perusahaan, kan? Manfaat tersebut bisa Anda peroleh kalau berhasil menyusun SOP yang bisa diterapkan secara efektif.
Ada beberapa tips penting yang perlu Anda perhatikan ketika ingin menyusun SOP di tempat kerja, yakni:
Gunakan Bahasa yang Jelas dan Mudah Dipahami
SOP adalah pedoman serta sumber informasi karyawan dalam melaksanakan pekerjaannya. Oleh karena itu, Anda perlu menyusunnya dengan jelas sehingga bisa dipahami dengan mudah oleh para karyawan.
Hindari penggunaan kalimat yang bertele-tele. Selain itu, berikan penjabaran secara rinci untuk setiap langkah.
Utamakan Efisiensi dan Efektivitas
Penyusunan SOP harus Anda lakukan dengan memperhatikan aspek efisiensi dan efektivitas kerja. Dengan begitu, penerapannya bisa membuat karyawan bekerja lebih efektif dan efisien. Selanjutnya, perusahaan pun bisa memperoleh manfaatnya dan dapat lebih mudah mencapai target.
Baca juga: Entrepreneur Wajib Tahu! Ini 8 Tips Bikin Tim Kerja yang Solid
Perhatikan Keselarasan
Aspek yang tak kalah penting dari penyusunan SOP adalah keselarasan. SOP harus selaras dengan aturan lain yang ada di lingkup perusahaan, termasuk di antaranya adalah visi dan misi, serta sumber daya perusahaan.
SOP Harus Bersifat Dinamis
Penyusunan SOP juga perlu bersifat dinamis. Apalagi, SOP merupakan aturan yang perlu mengalami perubahan seiring waktu. Hal ini berkaitan dengan adanya proses evaluasi dari SOP sehingga bisa menciptakan SOP yang memiliki efektivitas serta efisiensi tinggi.
Punya Prinsip Terukur dan Terbuka
Aspek terakhir dari penyusunan SOP adalah adanya prinsip yang terukur serta terbuka. Hal ini memiliki peran yang sangat penting karena berkaitan erat dengan upaya mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Oleh karena itu, target yang ditetapkan dalam SOP harus bisa diukur dengan jelas. Selain itu, perusahaan perlu pula mengedepankan keterbukaan dalam SOP. Artinya, SOP perlu memuat aturan dengan jelas beserta konsekuensi dari pelanggarannya.
Tips Implementasi SOP Secara Efektif
Selanjutnya, Anda perlu mengimplementasikan SOP dengan efektif agar para karyawan bisa menjalankannya dengan baik. Ada beberapa tips yang bisa Anda lakukan berkaitan dengan hal ini, yaitu:
- Penyusunan SOP harus dilakukan oleh orang yang tepat. Bukan cuma orang yang memiliki pengetahuan tentang menulis. Namun, Anda juga perlu memperhatikan pengetahuan teknis dan nonteknis mereka.
- Pertimbangkan untuk penggunaan desain visual yang menarik. Tujuannya biar para karyawan tertarik untuk membacanya.
- Gunakan gaya bahasa yang tepat. Pastikan Anda menggunakan gaya bahasa serta penulisan sesuai dengan target. Misalnya, bahasa untuk SOP karyawan bagian finance tentu berbeda jika Anda membandingkannya dengan SOP karyawan bagian teknik.
- Pastikan SOP dapat diterapkan dengan mudah. Hal ini bisa Anda lakukan dengan mengetahui siapa yang menerapkan serta bagaimana penerapannya di lapangan.
- Lakukan pengujian terlebih dulu. Tujuannya adalah untuk menilai efektivitas serta efisiensi dari SOP tersebut.
- Buat aturan yang memiliki landasan kuat. Jangan sampai aturan dibuat dengan tujuan ingin menguntungkan pihak tertentu di dalam perusahaan.
- Persetujuan semua pihak. Tujuannya adalah untuk meminimalkan terjadinya konflik di masa depan.
- Lakukan evaluasi berkala.
Nah, sekarang Anda sudah paham apa itu SOP dengan lebih jelas, kan? Anda pun dapat mulai menyusun dan menerapkannya di tempat kerja.
Untuk memudahkan karyawan dalam menerapkan SOP, jangan lupa menyediakan tool pendukung yang tepat. Salah satunya adalah YUKK Payment Gateway yang bisa membantu karyawan dalam menerapkan SOP terkait pembayaran dengan lebih efektif dan efisien.
YUKK Payment Gateway menyediakan solusi cara pembayaran yang mudah. Cukup dengan satu tool, Anda bisa menghadirkan berbagai pilihan cara pembayaran. Semua pembayaran pun tercatat secara jelas dan bisa Anda jadikan sebagai bahan evaluasi di masa depan.
Baca juga: Cara Buat Laporan Keuangan Sederhana untuk UMKM, Penting!
