Bayangkan kamu harus memproduksi makanan untuk jualan hari ini, tapi tidak tahu berapa banyak yang akan terjual. Kalau terlalu banyak yang diproduksi, sementara yang beli sedikit, kamu bisa rugi. Namun, jika terlalu sedikit yang diproduksi, padahal yang beli banyak, pelanggan bisa kecewa.
Nah, sistem pre-order (biasa disingkat PO) bisa menjadi solusi atas masalah ini. Dengan menerima pesanan terlebih dahulu, kamu bisa tahu berapa produk yang harus kamu produksi. Dengan begitu, kamu bisa mengurangi risiko kelebihan stok dan meminimalkan pemborosan bahan baku.
Sistem pre-order banyak dipilih oleh pelaku UMKM. Lebih khusus lagi oleh pelaku UMKM yang bergerak dalam bidang kuliner. Dengan sistem ini, penjual hanya memproduksi barang yang sudah dipesan, menyesuaikan jumlah produksi dengan permintaan pelanggan, sehingga arus kas tetap lancar, persediaan lebih terkontrol, dan risiko kerugian akibat stok berlebih dapat diminimalkan.
Baca juga artikel:Sistem Pre-Order Semakin Populer; Ini Alasan Banyak Bisnis Menggunakannya
Keunggulan dan Kekurangan Sistem Pre-order
Sistem pre-order tidak hanya memastikan penjualan sejak awal, tetapi juga memudahkan pengaturan stok dan produksi. Namun, seperti strategi bisnis lainnya, sistem ini memiliki kelebihan dan kekurangan yang perlu dipahami. Berikut keunggulan dan kekurangannya seperti dikutip dari OCBC.
Keunggulan Sistem Pre-order
- Produk Sudah Pasti Terjual
Salah satu keuntungannya adalah penjualan yang sudah pasti. Karena barang diproduksi berdasarkan pesanan yang masuk, penjual tidak perlu khawatir stok menumpuk atau produk tidak laku. Hal ini sangat membantu terutama bagi bisnis kuliner. Dengan sistem ini, setiap produksi memiliki pembeli yang jelas, sehingga risiko produk terbuang dapat diminimalkan. - Menghemat Biaya
Sistem PO memungkinkan penjual menyesuaikan jumlah produksi dengan jumlah pesanan. Dengan begitu, biaya operasional, seperti bahan baku, listrik, atau tenaga kerja bisa lebih efisien. Bisnis dengan modal terbatas pun bisa tetap berjalan lancar karena produksi dilakukan sesuai dengan kebutuhan dan bukan perkiraan yang bisa salah. - Meminimalkan Risiko Kerugian
Dengan sistem pre-order, penjual sudah mengetahui jumlah pesanan, modal yang dibutuhkan, dan perkiraan keuntungan sejak awal. Hal ini mencegah produksi berlebih dan pemborosan bahan. Arus kas menjadi lebih stabil dan perencanaan keuangan lebih terkontrol. - Memberikan Pilihan Lebih kepada Konsumen
Sistem ini juga memungkinkan konsumen mendapatkan produk yang lebih sesuai dengan keinginan mereka. Misalnya, pada produk custom, konsumen bisa memilih desain, warna, atau model sesuai dengan selera mereka. Hal ini membuat pengalaman belanja menjadi lebih personal dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Pelanggan yang puas lebih mungkin kembali membeli atau merekomendasikan produk kepada orang lain.
Kekurangan Sistem Pre-order
- Stok Pengganti Terbatas
Karena produksi hanya dilakukan sesuai dengan jumlah pesanan, jika ada produk yang rusak atau cacat, penjual mungkin kesulitan menyediakan stok pengganti dengan cepat. Hal ini bisa menimbulkan ketidakpuasan konsumen, terutama jika mereka ingin mendapatkan barang sesegera mungkin. Oleh karena itu, perencanaan dan pengecekan kualitas sangat penting untuk meminimalkan risiko ini. - Bergantung pada Supplier atau Produsen
Salah satu tantangan sistem pre-order adalah ketergantungan pada supplier atau produsen. Jika supplier terlambat mengirim bahan baku atau produk, produksi bisa tertunda dan konsumen harus menunggu lebih lama. Hal ini bisa membuat pelanggan kecewa, mengajukan komplain, atau bahkan membatalkan pesanan. Oleh karena itu, pilih supplier atau produsen yang dapat diandalkan agar produksi tetap lancar dan kepuasan pelanggan terjaga. - Waktu Tunggu Relatif Lebih Lama
Karena barang diproduksi setelah pesanan diterima, konsumen harus menunggu lebih lama dibandingkan dengan membeli produk yang telah ada. Dalam beberapa kasus, masa tunggu bisa cukup panjang dan menimbulkan keluhan, terutama jika pelanggan terbiasa mendapatkan barang secara instan. Penting untuk menjelaskan estimasi waktu pengiriman dengan jelas agar pelanggan tidak kecewa.
Tips Memaksimalkan Sistem Pre-order
Agar sistem pre-order berjalan dengan efektif, berikut beberapa tips yang bisa diterapkan:
- Jelaskan Alur Pre-order dengan Rinci
Informasikan secara detail bagaimana proses pemesanan, estimasi waktu produksi, dan pengiriman. Dengan begitu, konsumen tahu apa yang diharapkan dan risiko kesalahpahaman bisa diminimalkan. - Sesuaikan Pesanan dengan Kapasitas Produksi
Catat pesanan dengan rapi dan pastikan jumlah produksi sesuai dengan kemampuan produksi. Hal ini membantu menjaga kualitas produk, menghindari keterlambatan, dan memastikan pengiriman tepat waktu. - Perhatikan Kualitas Produk
Pastikan produk yang dihasilkan sebanding dengan harga yang ditawarkan. Produk berkualitas tinggi meningkatkan kepuasan konsumen, membangun kepercayaan, dan mendorong mereka untuk melakukan pembelian ulang. - Pilih Vendor yang Andal
Vendor yang tepat waktu dan tepercaya sangat memengaruhi kelancaran produksi serta kualitas bahan baku. Memilih mitra yang andal membantu menjaga reputasi bisnis dan mengurangi risiko gangguan produksi. - Atur Jadwal Pre-order
Buka pre-order pada waktu yang tepat, misalnya, awal atau akhir bulan, untuk memaksimalkan peluang penjualan. Penjadwalan yang strategis dapat disesuaikan dengan perilaku konsumen, seperti waktu gajian, sehingga potensi penjualan meningkat.
Sistem pre-order bisa menjadi strategi penjualan yang efektif jika dikelola dengan baik. Dengan memahami kelebihan, kekurangan, dan menerapkan tips yang tepat, pelaku usaha dapat meningkatkan efisiensi bisnis sekaligus menjaga kepuasan dan kepercayaan konsumen. Hal ini juga membantu operasional bisnis dapat berjalan lebih terencana dan minim risiko.
Agar proses pre-order lebih lancar dan terpercaya, salah satu hal yang penting adalah memiliki sistem pembayaran yang cepat, aman, dan mudah digunakan. Di sinilah YUKK Payment Gateway bisa membantu bisnis Anda. Dengan YUKK Payment Gateway, bisnis Anda dapat menerima berbagai metode pembayaran, seperti QRIS, virtual account, payment link, dan e-wallet, sehingga proses transaksi menjadi lebih praktis dan nyaman bagi pelanggan.
Gabung sekarang menjadi merchant YUKK Payment Gateway. Proses pendaftaran gratis! Sudah saatnya bisnismu menerima pembayaran digital.
