Pernahkah kamu secara rutin menghitung ulang jumlah barang daganganmu untuk memastikan semuanya sesuai dengan catatan? Atau mengecek apakah ada yang rusak atau tidak? Kalau ya, berarti kamu sudah melakukan apa yang dalam dunia bisnis disebut dengan stock opname. Banyak pelaku usaha mikro, kecil, dan menengah (UMKM) mungkin belum familiar dengan istilah ini walaupun dalam praktiknya sudah sering melakukannya dalam aktivitas sehari-hari.
Stock opname merupakan salah satu aktivitas yang sangat penting dalam pengelolaan persediaan barang suatu perusahaan atau usaha.Tanpa pemeriksaan stok secara berkala, perusahaan atau usaha dapat mengalami berbagai masalah terkait akurasi data persediaan yang berpotensi mengganggu operasional dan keuntungan. Proses tersebut melibatkan pengecekan fisik barang dan memastikan bahwa catatan sesuai dengan jumlah sebenarnya. Selain untuk menghindari kerugian, aktivitas ini juga membantu mengoptimalkan penggunaan stok, menghindari pemborosan, serta meningkatkan efisiensi di seluruh lini operasional perusahaan.
Bagi banyak bisnis, terutama yang memiliki volume barang besar, pengecekan persediaan secara rutin adalah kegiatan yang tidak bisa diabaikan. Dengan langkah yang tepat, proses ini dapat mencegah kerugian akibat kehilangan atau kerusakan barang, memastikan ketersediaan barang saat dibutuhkan, serta menjaga kualitas layanan kepada pelanggan. Artikel ini akan membahas lebih dalam mengenai apa itu stock opname, mengapa hal ini penting untuk bisnis, serta langkah-langkah yang perlu dilakukan agar kegiatan ini berjalan efektif.
Apa Itu Stock Opname?
Stock opname adalah proses yang dilakukan secara periodik untuk menghitung dan mengevaluasi stok barang yang dimiliki oleh perusahaan atau bisnis. Proses ini melibatkan penghitungan jumlah barang yang ada di gudang, pengecekan kondisi barang, dan pengidentifikasian barang yang hilang atau rusak. Kegiatan ini dapat dilakukan secara manual atau menggunakan teknologi, tergantung pada kebutuhan dan sumber daya yang tersedia.
Proses ini memang bisa memakan banyak waktu dan tenaga, terutama jika dilakukan secara manual. Apalagi jika jumlah dan jenis persediaan di gudang sangat banyak. Namun, seiring kemajuan teknologi, banyak pengusaha ritel yang mulai menggunakan barcode pada setiap produk mereka serta menggunakan sistem pengelolaan stok digital, seperti iSeller, Moka POS atau Majoo. Dengan cara ini, kesalahan dalam perhitungan atau pencatatan dapat dikurangi dan proses stock opname pun dapat berlangsung lebih cepat dan efisien.
Waktu pelaksanaan stock opname sangat bergantung pada skala dan kebutuhan bisnis. Pada umumnya, perusahaan besar menjadwalkan kegiatan ini secara rutin, seperti setiap bulan, per kuartal (empat bulanan), triwulan (tiga bulanan), per semester, atau tahunan. Bahkan, pada bisnis atau usaha dengan rotasi barang cepat seperti makanan dan minuman, stock opname bisa dilakukan setiap hari. Biasanya proses ini dikerjakan oleh tim internal audit bersama tim operasional gudang. Dalam beberapa kasus, auditor eksternal juga dilibatkan untuk menjaga objektivitas.
Sementara itu, UMKM cenderung lebih fleksibel dalam menentukan waktu pelaksanaan, tergantung pada kebutuhan dan kapasitas operasional. Pengecekan bisa dilakukan secara mingguan atau bulanan, tergantung perputaran barang. Ada pula yang menjadwalkannya setiap tiga hingga empat bulan sekali demi efisiensi tanpa mengganggu aktivitas harian. Pada umumnya, proses ini dilakukan oleh pemilik usaha bersama staf yang bertanggung jawab atas pengelolaan stok.
Pentingnya Stock Opname untuk Bisnis
Stock opname merupakan salah satu kegiatan penting dalam manajemen persediaan yang perlu dilakukan oleh setiap bisnis. Kegiatan ini dilakukan untuk memastikan bahwa stok barang yang dimiliki tercatat dengan akurat dan sesuai dengan kondisi sebenarnya. Selain itu, kegiatan ini juga memiliki berbagai manfaat yang dapat mendukung kelancaran operasional perusahaan.
Berikut ini adalah beberapa alasan mengapa stock opname sangat penting untuk bisnis Anda
- Menghindari kerugian
Kegiatan ini membantu perusahaan atau bisnis Anda mengidentifikasi kerugian atau kehilangan barang yang mungkin terjadi selama penyimpanan. Dengan demikian, Anda dapat mengambil tindakan untuk mencegah kerugian tersebut pada masa depan.
- Mengoptimalkan stok
Dengan menghitung jumlah stok yang ada, perusahaan atau bisnis Anda dapat mengetahui apakah stok tersebut sudah mencukupi atau perlu diperbarui.
- Meningkatkan efisiensi
Pengecekan rutin ini membantu meningkatkan efisiensi operasional bisnis atau usaha Anda. Dengan mengidentifikasi barang yang hilang atau rusak, Anda dapat mengambil tindakan untuk memperbaiki sistem penyimpanan dan pengelolaan stok.
- Mengurangi biaya
Proses ini juga membantu perusahaan atau bisnis Anda mengidentifikasi barang yang hilang, rusak, atau tidak tercatat dengan benar. Dengan begitu, Anda dapat mencegah pembelian stok yang tidak perlu dan menghindari pemborosan, sehingga biaya operasional dapat ditekan.
Pengelolaan stok yang baik membantu perusahaan atau bisnis Anda meningkatkan kualitas layanan. Dengan cara itu, Anda memastikan bahwa barang yang dijual kepada pelanggan berkualitas dan sesuai dengan kebutuhan mereka.
Cara Melakukan Stock Opname
Melakukan stock opname dengan benar sangat penting untuk menjaga akurasi data persediaan dan mencegah kerugian dalam bisnis. Proses ini membutuhkan perhatian khusus agar hasilnya efektif dan bermanfaat bagi pengelolaan persediaan perusahaan atau bisnis. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk melakukan stock opname dengan baik dan benar:
- Persiapan
Sebelum melakukan stock opname, ada beberapa hal yang harus Anda lakukan, antara lain, mengidentifikasi barang yang akan dihitung, mengatur waktu dan tempat penghitungan, dan mengidentifikasi tim yang akan melakukan penghitungan.
- Penghitungan
Penghitungan stok dilakukan dengan cara menghitung jumlah barang yang ada di gudang. Penghitungan ini dapat dilakukan secara manual atau menggunakan teknologi seperti barcode scanner.
- Pengecekan kondisi
Setelah penghitungan selesai, perlu dilakukan pengecekan kondisi barang. Pengecekan ini melibatkan pengidentifikasian barang yang rusak atau tidak sesuai dengan standar.
- Pengidentifikasian barang hilang
Setelah pengecekan kondisi selesai, perlu dilakukan pengidentifikasian barang yang hilang atau rusak. Pengidentifikasian ini melibatkan penghitungan jumlah barang yang hilang atau rusak dan pengidentifikasian penyebab hilangnya.
- Pengambilan tindakan
Setelah pengidentifikasian selesai, perlu dilakukan pengambilan tindakan untuk mencegah kerugian pada masa depan. Tindakan ini melibatkan perbaikan sistem penyimpanan dan pengelolaan stok.
- Pengarsipan data
Setelah proses selesai, perlu dilakukan pengarsipan data hasil penghitungan dan identifikasi. Pengarsipan ini melibatkan penyimpanan data dalam bentuk digital atau fisik untuk referensi pada masa depan.
- Pelaporan
Setelah pengarsipan selesai, perlu dilakukan pelaporan hasil penghitungan dan identifikasi. Pelaporan ini melibatkan penyampaian hasil kepada manajemen dan tim yang terkait untuk pengambilan tindakan.
Contoh Penggunaan Stock Opname dalam Berbagai Situasi
Stock opname tidak hanya berguna untuk satu jenis bisnis, tetapi juga dapat diterapkan dalam berbagai situasi untuk meningkatkan pengelolaan persediaan. Berikut ini adalah beberapa contoh penggunaan stock opname dalam berbagai jenis usaha untuk membantu meningkatkan efisiensi dan mencegah kerugian:
- Penggunaan di toko online
Toko online dapat menggunakan stock opname untuk mengoptimalkan stok barang yang dimiliki. Dengan menghitung jumlah stok yang ada, toko online dapat mengetahui apakah stok tersebut sudah mencukupi atau perlu diperbarui.
- Penggunaan di gudang
Gudang dapat menggunakan stock opname untuk mengidentifikasi kerugian atau kehilangan barang yang mungkin terjadi selama penyimpanan. Dengan demikian, gudang dapat mengambil tindakan untuk mencegah kerugian tersebut pada masa depan.
- Penggunaan di perusahaan manufaktur
Perusahaan manufaktur dapat menggunakan stock opname untuk mengoptimalkan stok bahan baku yang dimiliki. Dengan menghitung jumlah stok yang ada, perusahaan manufaktur dapat mengetahui apakah stok tersebut sudah mencukupi atau perlu diperbarui.
Stock opname bukan sekadar rutinitas, melainkan bagian penting dari strategi pengelolaan persediaan yang efektif. Dengan melakukan stock opname secara berkala dan tepat, perusahaan dapat menjaga akurasi data, meminimalkan kerugian, serta meningkatkan efisiensi operasional. Baik dalam skala kecil maupun besar, penerapan stock opname yang terencana akan membantu bisnis berjalan lebih lancar dan responsif terhadap kebutuhan pasar.
