Dalam dunia bisnis, invoice bukan sekadar bukti tagihan, melainkann juga alat yang mencerminkan profesionalisme dan kredibilitas suatu usaha. Invoice yang rapi, jelas, dan informatif dapat mempercepat proses pembayaran, meminimalkan kesalahpahaman, serta membangun kepercayaan antara penjual dan pembeli. Oleh karena itu, penting bagi setiap pelaku usaha, baik UMKM dan perusahaan menengah maupun pekerja lepas (freelancer) untuk memahami cara membuat tagihan yang baik dan sesuai dengan standar.
Dalam artikel ini, kami membahas langkah-langkah praktis dalam menyusun tagihan yang profesional, mulai dari penggunaan format yang tepat dan penyusunan rincian transaksi hingga pemilihan software yang banyak digunakan di Indonesia. Dengan mengikuti panduan ini, Anda akan lebih mudah dalam mengelola penagihan, mempercepat arus kas, dan mendukung pertumbuhan bisnis secara berkelanjutan.
Baca juga artikel: Mengapa Setiap Pelaku Usaha Harus Menggunakan Invoice?
Cara Membuat Invoice
Membuat invoice sebenarnya tidaklah sulit. Selama informasi yang dicantumkan jelas dan disusun dengan urutan yang tepat, Anda sudah dapat menghasilkan tagihan yang rapi dan mudah dipahami. Bahkan Anda bisa membuatnya dengan alat sederhana seperti Microsoft Word atau Excel. Berikut ini langkah-langkah yang dapat Anda lakukan:
1. Gunakan Format yang Jelas dan Rapi
Mulailah dengan menggunakan template atau format yang profesional. Bisa menggunakan Excel, Word, Google Docs, atau aplikasi khusus. Pastikan layout mudah dibaca dan informasi tertata rapi.
2. Tulis Judul “INVOICE” pada Bagian Atas
Letakkan tulisan INVOICE pada bagian paling atas dokumen, biasanya di tengah, dengan huruf kapital atau tebal agar langsung terlihat bahwa ini adalah dokumen tagihan.
3. Cantumkan Data Penjual dan Pembeli
Tuliskan informasi berikut secara lengkap:
- Nama dan alamat penjual,
- Nama dan alamat pembeli,
- Nomor telepon dan email (jika ada).
4. Nomor dan Tanggal Invoice
Setiap tagihan sebaiknya memiliki nomor agar mudah dilacak dan diarsipkan. Sertakan juga:
- Tanggal pembuatan invoice,
- Tanggal jatuh tempo pembayaran.
5. Rincikan Produk atau Layanan
Tulis daftar barang atau jasa yang diberikan, seperti:
- Nama produk atau layanan,
- Jumlah unit,
- Harga per unit,
- Total per item.
Semuanya harus ditulis secara lengkap agar tidak terjadi kesalahpahaman.
6. Hitung Total Pembayaran
Setelah semua item ditulis, jumlahkan total harga. Bila ada potongan harga, pajak, atau biaya tambahan (misalnya, ongkir), cantumkan secara terpisah sebelum menuliskan jumlah total akhir yang harus dibayar.
7. Jelaskan Cara Pembayaran
Sertakan instruksi atau keterangan pembayaran:
- Metode pembayaran yang diterima,
- Nomor rekening dan nama bank bisnis,
- Ketentuan pembayaran (misalnya, 7 hari kerja setelah invoice diterbitkan).
8. Tambahkan Catatan Tambahan (Opsional)
Jika perlu, tambahkan catatan seperti:
- “Barang yang sudah dibeli tidak dapat dikembalikan.”
- “Mohon konfirmasi setelah transfer dilakukan.”
- “Harap lakukan pembayaran sebelum tanggal jatuh tempo.”
Rekomendasi Software Invoice yang Populer di Indonesia
Mengelola tagihan secara manual bisa memakan waktu, apalagi jika transaksi sudah banyak. Berikut beberapa software atau aplikasi yang banyak digunakan oleh pelaku usaha di Indonesia:
- Jurnal by Mekari
Jurnal by Mekari adalah aplikasi akuntansi berbasis online yang memudahkan pelaku usaha membuat invoice secara otomatis. Tersedia 11 template profesional yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda. Ada juga fitur invoice generator gratis yang bisa digunakan untuk membuat tagihan dengan cepat dan praktis. Beberapa keunggulannya, antara lain, pelacakan invoice dan faktur dalam satu dashboard, pengiriman yang bisa dijadwalkan, dan pembaruan status pembayaran secara otomatis. - Paper.id
Aplikasi ini cocok untuk UMKM hingga perusahaan besar. Dengan Paper.id, Anda bisa membuat dan mengirim tagihan, melacak status pembayaran secara real-time, dan menggunakan template profesional yang bisa dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan bisnis. Aplikasi ini juga dilengkapi dengan fitur pengingat otomatis melalui email, WhatsApp, atau SMS jika pelanggan belum membayar. - HashMicro
HashMicro adalah software untuk membuat invoice berbasis cloud yang dirancang untuk perusahaan menengah hingga besar. Dengan dukungan AI (artificial intelligence) bernama Hashy, sistem ini dapat mencocokkan tagihan secara otomatis, mengirim pengingat pembayaran, mengatur pajak dan diskon, serta melacak status tagihan secara real-time. Tampilannya juga bisa disesuaikan dengan identitas bisnis. Selain itu, HashMicro terintegrasi dengan sistem keuangan, sehingga proses penagihan menjadi lebih cepat dan akurat. - Canva Invoice Maker
Canva menyediakan berbagai template yang bisa langsung disesuaikan dan diunduh. Sangat ideal untuk freelancer, desainer, atau pelaku usaha kreatif yang ingin tampil profesional dengan desain yang personal. Namun, invoice dari Canva belum memenuhi standar legal untuk kebutuhan perpajakan dan tidak terhubung secara langsung dengan sistem pembukuan. Selain itu, karena prosesnya masih manual, risiko kesalahan bisa meningkat jika jumlah transaksi makin banyak. Pengguna baru juga mungkin butuh waktu untuk terbiasa dengan fitur desainnya.
Dengan memahami dan menerapkan langkah-langkah di atas, Anda dapat membuat tagihan yang tidak hanya rapi dan jelas, tetapi juga mencerminkan profesionalisme bisnis Anda. Penggunaan software untuk membuat tagihan juga dapat menjadi solusi praktis untuk menghemat waktu, meminimalkan kesalahan, serta mempermudah pengelolaan keuangan. Apapun skala usaha Anda, invoice yang baik akan membantu memperlancar arus kas dan menjaga hubungan baik dengan pelanggan. Jadi, pastikan setiap tagihan yang Anda kirim tersusun dengan benar, tepat waktu, dan mudah dipahami.
Baca juga artikel: 7 Jenis Invoice yang Umum Digunakan Pelaku Usaha
