Menjaga kondisi kesehatan keuangan bisnis sangat penting. Anda tak ingin bisnis mengalami permasalahan gara-gara gangguan cash flow, kan? Oleh karena itu, Anda perlu memiliki pemahaman terkait faktor yang bisa berpengaruh buruk pada cash flow, termasuk adalah pengertian tentang apa itu invoice.
Dalam bahasa yang sederhana, invoice adalah tagihan. Penggunaannya berguna untuk membantu Anda dalam melakukan penagihan transaksi kepada pelanggan dan sekaligus sebagai bukti transaksi. Di dalamnya terdapat catatan detail terkait penjualan barang maupun jasa.
Pemahaman tentang apa itu invoice dan cara pembuatannya dengan benar, menjadi hal penting yang perlu dipahami oleh setiap pelaku usaha. Dengan begitu, Anda bisa membuat dokumen penagihan dengan benar dan cash flow tidak mengalami gangguan karena piutang pelanggan yang terus bertambah.
Fungsi Invoice
Keberadaan invoice memiliki fungsi yang sangat penting bagi seorang pelaku usaha. Setidaknya, Anda akan menjumpai beberapa fungsi sebagai berikut yang melekat pada keberadaan sebuah invoice, yakni:
1. Bukti Transaksi
Fungsi pertama yang melekat pada invoice adalah sebagai bukti tertulis adanya aktivitas transaksi antara penjual dengan pembeli. Dokumen ini pun memuat secara jelas dan detail produk yang dibeli, jumlah, harga, serta total pembayaran yang perlu diselesaikan.
2. Catatan Keuangan
Berikutnya, invoice dapat memiliki fungsi untuk membantu Anda dalam menyusun laporan keuangan. Keberadaannya memberi kemudahan Anda untuk melacak setiap pemasukan dan pengeluaran. Dengan begitu, laporan keuangan yang Anda buat memiliki informasi yang akurat dan detail.
Baca juga: Panduan Cara Bikin Laporan Laba Rugi Buat Pemula, Gampang!
3. Audit dan Pelaporan
Penggunaan invoice juga mempunyai kaitan erat dengan proses audit dan pelaporan. Invoice digunakan sebagai bahan rujukan untuk melakukan pengecekan setiap transaksi. Dengan begitu, keberadaan transaksi fiktif bisa diminimalkan.
4. Pencatatan Hutang dan Piutang
Pelaku usaha dapat pula menggunakan invoice untuk membantu pencatatan utang piutang. Keberadaannya bisa membantu Anda untuk melacak utang dan piutang bisnis.
Baca juga: Orang Kaya Banyak Hutang, Tapi Malah Tambah Kaya, Kok Bisa?
5. Membantu Pengontrolan Persediaan
Selanjutnya, Anda dapat memanfaatkan invoice untuk mengontrol persediaan barang di gudang. Anda bisa memperoleh data secara jelas berkaitan dengan produk yang sudah keluar dari gudang dan terjual. Selanjutnya, Anda bisa memanfaatkan data tersebut untuk melakukan prediksi terhadap permintaan pasar.
6. Bagian dari Upaya Menjalin Hubungan dengan Pelanggan
Selanjutnya, Anda bisa memanfaatkan fungsi invoice dalam menjalin hubungan yang baik dan profesional dengan pelanggan. Selain berguna dalam melakukan penagihan piutang, invoice bisa pula Anda manfaatkan untuk menjelaskan rincian transaksi, informasi produk, dan lain sebagainya kepada pelanggan.
7. Membantu Proses Pengelolaan Cash Flow
Terakhir, pemahaman tentang apa itu invoice membantu Anda untuk bisa mengatur aliran kas jadi lebih baik. Anda bisa tahu waktu pencairan dana dari pelanggan dan menyusun perencanaan aliran kas berdasarkan data tersebut.
Komponen Invoice
Mengingat fungsinya yang sangat penting, Anda perlu paham dengan cara pembuatan invoice dengan benar. Terdapat beberapa komponen yang wajib Anda cantumkan di dalamnya, antara lain adalah:
- Nomor invoice. Setiap invoice harus memiliki penomoran yang jelas. Keberadaan nomor ini berguna untuk memudahkan proses pengarsipan dan sekaligus pelacakan transaksi.
- Identitas penagih. Invoice perlu memiliki identitas pihak yang melakukan penagihan. Oleh karena itu, Anda perlu mencantumkan informasi bisnis Anda pada invoice.
- Identitas klien. Selain identitas penagih, ada pula komponen identitas klien sebagai pihak yang ditagih. Biasanya, informasi tersebut hanya berupa nama lengkap, alamat, serta kontak.
- Tanggal transaksi. Anda perlu pula memasukkan tanggal transaksi. Tujuannya untuk menginformasikan kalau proses transaksi telah berlangsung pada tanggal yang dituliskan.
- Tanggal jatuh tempo. Penulisan tanggal jatuh tempo berguna untuk memastikan waktu pembayaran oleh klien. Biasanya, jatuh tempo pembayaran adalah 30 hari setelah penerbitan invoice.
- Detail barang. Setiap invoice perlu pula memiliki informasi secara jelas terkait produk barang atau jasa yang diperjualbelikan.
- Total pembayaran. Anda harus mencantumkan nominal transaksi dan pembayaran yang perlu diselesaikan. Tuliskan setiap biaya dengan rinci, termasuk pajak (kalau ada).
- Cara pembayaran. Terakhir, Anda perlu menginformasikan metode pembayaran kepada klien. Tak lupa, informasikan pula konsekuensi ketika terjadi keterlambatan pembayaran.
Baca juga: 11 Metode Pembayaran Online Legal, Nomor 7 Paling Praktis!
Perbedaan Invoice dengan Nota dan Kwitansi
Berkaitan dengan penggunaan invoice dalam operasional bisnis, banyak orang tidak bisa memahaminya dengan benar. Bahkan, sering kali terjadi kesalahpahaman dalam membedakan antara invoice dengan kwitansi maupun nota.
Kuitansi dan nota memiliki kesamaan karena dua-duanya berguna sebagai bukti pembayaran. Anda bisa menyerahkan kwitansi ataupun nota kepada pelanggan setelah mereka menyelesaikan pembayaran.
Hal ini berbeda dengan invoice. Pemberian invoice bisa Anda lakukan setelah terjadi transaksi. Di sisi lain, pelanggan bisa menyelesaikan pembayaran di kemudian hari sesuai dengan ketentuan atau kesepakatan.
Jenis-Jenis Invoice
Setelah memahami apa itu invoice dan fungsinya dalam bisnis, Anda perlu tahu kalau ada beberapa jenis invoice yang bisa digunakan. Jenis-jenis tersebut di antaranya adalah:
1. Invoice Tagihan
Jenis pertama adalah invoice tagihan. Anda bisa memanfaatkan jenis invoice ini ketika ingin memberikan reminder terkait tagihan yang belum lunas kepada pelanggan. Pemakaiannya kerap dilakukan ketika pelanggan belum melakukan pembayaran meski telah lewat jatuh tempo.
Baca juga: Perhatikan Hal Ini Saat Mau Bayar Tagihan Kartu Kredit!
2. Invoice Berkala
Ada pula invoice berkala yang penggunaannya biasa ditujukan untuk transaksi dengan pembayaran yang berkala. Anda bisa menjumpai keberadaannya pada invoice bulanan atau tahunan.
3. Invoice Proforma
Selanjutnya, Anda dapat mengenal invoice proforma. Pemakaiannya berguna untuk memberikan perkiraan biaya kepada pelanggan. Dengan begitu, pelanggan bisa menyiapkan pembayaran atau memberikan persetujuan atas transaksi yang tengah berlangsung.
4. Invoice Retur
Anda bisa pula mengenal apa itu invoice retur. Pemakaiannya kerap digunakan ketika terdapat kerusakan atau kesalahan dalam proses transaksi. Selanjutnya, keberadaan invoice retur berguna sebagai penyesuaian tagihan.
5. Invoice Konsinyasi
Penggunaan invoice konsinyasi digunakan saat barang telah dikirimkan kepada pelanggan tetapi status kepemilikannya masih berada di tangan penjual. Selanjutnya, invoice konsinyasi berguna untuk melakukan pencatatan barang yang terkirim serta pembayaran atas barang yang telah terjual.
6. Invoice Penjualan
Invoice penjualan menjadi jenis invoice yang paling sering digunakan. Penggunaannya memiliki fungsi untuk melakukan pencatatan atas barang serta jasa yang dijual kepada pelanggan.
7. Invoice Pembelian
Terakhir adalah invoice pembelian yang penerbitannya dilakukan dengan tujuan untuk melakukan pencatatan atas pembelian barang atau jasa.
Contoh Invoice Bisnis
Untuk semakin memudahkan Anda dalam memperoleh manfaat dari penggunaan invoice, Anda bisa melihat contohnya sebagai berikut:
INVOICE
[Nama Perusahaan]
Alamat Perusahaan
Kota, Kode Pos
Nomor Telepon Perusahaan
Email Perusahaan
Website Perusahaan
INVOICE NO: [Nomor Invoice]
TANGGAL: [Tanggal Invoice]
KEPADA:
[Nama Pelanggan]
Alamat Pelanggan
Kota, Kode Pos Pelanggan
Nomor Telepon Pelanggan
Email Pelanggan
RINCIAN PEMBAYARAN:
| No | Deskripsi Layanan | Barang Jumlah | Harga Satuan | Total |
| 1 | [Deskripsi Item 1] | [Qty] | [Harga] | [Total] |
| 2 | [Deskripsi Item 2] | [Qty] | [Harga] | [Total] |
| 3 | [Deskripsi Item 3] | [Qty] | [Harga] | [Total] |
SUBTOTAL: [Total Harga]
PAJAK [Persentase Pajak]%: [Total Pajak]
TOTAL: [Total Pembayaran]
CARA PEMBAYARAN:
[Pilih Metode Pembayaran]
[Informasi Rekening/Bank]
CATATAN:
[Tambahkan catatan atau informasi tambahan jika diperlukan]
Terima kasih atas bisnis Anda!
Jika ada pertanyaan atau masalah, silakan hubungi kami di [Nomor Telepon/E-mail Perusahaan].
Tips Membuat Invoice dengan Praktis
Anda sudah memahami apa itu invoice, fungsi, beserta jenis-jenisnya. Selanjutnya, Anda bisa menerapkannya dalam operasional usaha. Berkaitan dengan pembuatan invoice, ada beberapa tips yang bisa Anda terapkan, yakni:
1. Susun Sistem Pencatatan yang Baik
Hal pertama yang perlu Anda perhatikan dalam pembuatan invoice adalah keberadaan sistem pencatatan yang baik. Buat agar catatan tersebut bisa Anda pahami dengan mudah. Selain itu, lengkapi sistem pencatatan tersebut dengan dokumen pendukung seperti kontrak kerjasama maupun materi lain.
Keberadaan arsip invoice memberi kemudahan bagi Anda dalam melacak setiap pembayaran pelanggan. Selain itu, Anda juga bisa dengan lebih mudah mengurutkan nomor invoice berdasarkan tanggal transaksi.
2. Buat Desain Invoice dengan Menarik dan Profesional
Anda memang bisa merancang desain invoice dengan sederhana. Namun, ada baiknya kalau Anda mendesainnya dengan tampilan yang menarik dan profesional. Tak lupa, pastikan Anda telah mencantumkan komponen invoice secara lengkap.
3. Manfaatkan Otomasi
Anda tidak perlu membuat invoice secara manual. Kecanggihan teknologi saat ini memberi kemudahan bagi Anda dalam membuat invoice secara praktis dan mudah. Anda pun bisa memanfaatkan berbagai tool untuk bisa melakukan otomasi pembuatan invoice.
Cara paling sederhana adalah dengan menggunakan template invoice melalui Microsoft Word maupun Excel. Lewat keberadaan template tersebut, Anda hanya perlu melakukan penggantian pada beberapa data sesuai dengan kebutuhan.
4. Pengecekan Ulang
Jangan terburu-buru mengirimkan invoice kepada pelanggan. Sebelumnya, pastikan dulu bahwa tidak ada kesalahan penulisan pada invoice tersebut. Oleh karena itu, tidak ada salahnya kalau Anda melakukan pengecekan ulang pada invoice.
5. Sediakan Beberapa Alternatif Cara Pembayaran
Terakhir, Anda bisa mempertimbangkan untuk menyediakan beberapa metode pembayaran pada invoice. Tujuannya, biar pelanggan bisa memilih metode pembayaran yang cocok dan nyaman untuk mereka. Di sisi lain, Anda bisa segera memperoleh pembayaran dan arus kas tidak mengalami gangguan.
Nah, sekarang Anda sudah paham dengan apa itu invoice dan cara pembuatannya dengan benar sehingga bisa memberikan dampak positif pada bisnis, kan? Hal yang tidak kalah penting, pastikan Anda menyediakan metode pembayaran yang mudah dan variatif kepada pelanggan. Dengan begitu, mereka bisa segera menyelesaikan transaksi.
Untuk hal yang satu ini, YUKK Payment Gateway menyediakan solusi yang tepat dan praktis. Anda bisa menggunakan YUKK Payment Gateway yang merupakan aplikasi payment gateway terbaik untuk para pelaku UMKM di Indonesia.
Cukup dengan satu layanan YUKK Payment Gateway, Anda bisa menyediakan beberapa metode pembayaran sekaligus kepada pelanggan. Mulai dari kartu kredit, e-wallet, virtual account, hingga QRIS. Semua bisa Anda peroleh cukup dengan menggunakan satu layanan saja.
Dengan kemudahan cara pembayaran tersebut, pelanggan mempunyai keleluasaan dalam menyelesaikan pembayaran. Hal ini kemudian bisa berdampak positif pada keuangan usaha Anda. Anda bisa meminimalkan adanya piutang tak tertagih yang dapat merugikan arus kas bisnis.
