Saat menjalankan bisnis, kamu pasti sering mendengar istilah kuitansi vs invoice. Banyak orang mengira keduanya sama, padahal sebenarnya berbeda. Kuitansi dan invoice memiliki peran penting dalam pencatatan keuangan, tapi waktu penerbitan, fungsi, dan informasi yang tercantum tidaklah sama.
Memahami perbedaan ini membantu bisnis kamu tetap rapi dalam mencatat transaksi, mengurangi risiko kesalahan pembayaran, dan menjaga hubungan baik dengan pelanggan atau pemasok. Dalam artikel ini, kita akan membahas secara lengkap apa itu kuitansi, apa itu invoice, dan bagaimana membedakan keduanya dengan mudah, sehingga setiap transaksi bisnis bisa tercatat dengan jelas dan profesional.
Apa Itu Kuitansi?
Kuitansi adalah selembar dokumen yang diberikan sebagai bukti bahwa seseorang telah melakukan pembayaran atau menerima sejumlah uang. Dokumen ini dibuat dan ditandatangani oleh pihak penerima uang, kemudian diberikan kepada pihak yang membayar. Dokumen ini membantu penjual mencatat transaksi dengan jelas, sehingga penjual atau penerima pembayaran dapat memantau aliran uang masuk dan keluar. Selain itu, dokumen ini juga berfungsi sebagai bukti resmi apabila terjadi perselisihan terkait pembayaran.
Biasanya dokumen ini memuat informasi penting, seperti:
- Identitas perusahaan atau pihak penerima uang,
- Nomor,
- Nama pemberi uang,
- Jumlah nominal dalam angka dan huruf,
- Tujuan pembayaran,
- Tempat dan tanggal transaksi,
- Tanda tangan penerima.
Dengan adanya kuitansi, baik pembeli maupun penjual memiliki bukti resmi bahwa transaksi telah terjadi.
Baca selengkapnya di artikel: Apa Itu Kuitansi? Fungsi dan Pentingnya Kuitansi sebagai Dokumen Resmi
Apa Itu Invoice?
Invoice adalah dokumen yang digunakan untuk penagihan kepada pelanggan atas pembelian barang atau penggunaan jasa. Dokumen ini, pada umumnya, diterbitkan oleh penjual atau penyedia layanan sebelum pembayaran dilakukan. Invoice berisi informasi lengkap mengenai transaksi, termasuk:
- Jenis dan jumlah barang atau jasa,
- Harga per unit,
- Total biaya yang harus dibayar,
- Batas waktu pembayaran atau tanggal jatuh tempo,
- Nama dan alamat penjual serta pembeli untuk keperluan identifikasi dan pencatatan.
Invoice sangat penting untuk kelancaran operasional bisnis karena memastikan setiap transaksi tercatat dengan rapi dan akurat. Dokumen ini menjadi bukti tertulis yang sah dalam proses jual beli dan acuan pembayaran bagi pembeli.
Pada umumnya, invoice dibuat dalam beberapa rangkap:
- Satu lembar untuk pembeli,
- Satu lembar untuk penjual sebagai arsip internal,
- Satu lembar untuk pelaporan keuangan atau pembukuan.
Dengan invoice, perusahaan lebih mudah menyusun laporan keuangan, mengelola arus kas, dan melakukan audit jika diperlukan.
Baca selengkapnya di artikel: Mengapa Setiap Pelaku Usaha Harus Menggunakan Invoice?
Perbedaan Kuitansi vs Invoice
Kuitansi dan invoice sama-sama berhubungan dengan pembayaran. Namun, keduanya memiliki perbedaan mendasar dari segi fungsi, waktu penerbitan, dan informasi yang tercantum. Perbedaan ini perlu dipahami agar pencatatan keuangan dan transaksi bisnis menjadi lebih jelas dan profesional. Dikutip dari Paper.id, berikut beberapa perbedaannya:
1. Fungsi Dokumen
- Kuitansi: berfungsi sebagai bukti penerimaan pembayaran, diberikan setelah pembayaran dilakukan.
- Invoice: berfungsi sebagai tagihan atau permintaan pembayaran, diterbitkan sebelum atau saat jatuh tempo pembayaran.
2. Waktu Penerbitan
- Kuitansi: diterbitkan setelah pembayaran dilakukan.
- Invoice: diterbitkan sebelum pembayaran dilakukan atau sebagai pengingat pembayaran yang harus dilakukan.
3. Sifat Dokumen
- Kuitansi: bersifat final karena pembayaran sudah terjadi.
- Invoice: bersifat penagihan karena pembayaran belum dilakukan.
4. Informasi yang Dicantumkan
| Aspek | Kuitansi | Invoice |
| Jumlah Uang | Dicantumkan dalam angka dan huruf | Dicantumkan sebagai total tagihan |
| Pihak Terlibat | Nama pemberi dan penerima uang | Nama dan alamat penjual serta pembeli |
| Tanggal Transaksi | Tanggal pembayaran dilakukan | Tanggal penerbitan dan tanggal jatuh tempo |
| Rincian Barang/Jasa | Singkat, biasanya hanya tujuan pembayaran | Lengkap, mencakup jenis, jumlah, dan harga |
| Tanda Tangan | Penerima uang menandatangani | Biasanya tidak wajib, tapi bisa dicantumkan |
| Legalitas | Bukti sah pembayaran | Bukti tagihan yang sah secara administratif |
Secara singkat, invoice adalah dokumen penagihan sebelum pembayaran, sedangkan kuitansi adalah bukti penerimaan pembayaran. Kedua dokumen ini sama-sama penting dalam bisnis karena membantu pencatatan keuangan, mempermudah audit, dan memberikan kepastian hukum bagi kedua belah pihak. Dengan memahami perbedaan ini, bisnis bisa mengelola transaksi secara lebih rapi dan profesional, meminimalisir kesalahan pencatatan, dan menjaga hubungan baik dengan pelanggan maupun pemasok.
