Dalam dunia bisnis, Anda bakal mengenal istilah apa itu quotation atau biasa disebut sebagai sales quote. Penggunaannya dapat membantu Anda untuk menjaring pelanggan dengan skala besar. Dalam pengertiannya secara sederhana, quotation merupakan surat penawaran dari penjual kepada calon pembeli potensial.
Surat penawaran tersebut biasanya dikirimkan oleh pihak penjual setelah sebelumnya pembeli mengajukan permintaan. Dari adanya quotation tersebut, pembeli bisa mengetahui harga maupun ketentuan cara pembayaran yang kemudian dijadikan pertimbangan sebelum melakukan transaksi.
Penggunaan quotation bisa Anda terapkan tidak cuma pada konsep business-to-business (B2B), tetapi juga business-to-consumer (B2C). Hanya saja, terdapat perbedaan yang cukup mencolok berkaitan dengan penggunaan quotation dalam konsep B2B dan B2C.
Dalam B2B, quotation merupakan tahap awal dalam sales process. Keberadaannya membantu pembeli potensial memperoleh info lebih detail terkait produk. Kalau cocok, mereka akan secara langsung mengajukan proposal pembelian.
Sementara itu, pemahaman apa itu quotation dalam B2C merupakan tahap akhir pada sales process. Konsumen yang meminta sales quote biasanya sudah mempunyai keputusan untuk melakukan pembelian. Hanya saja, permintaan quotation mereka jadikan landasan untuk membandingkan harga.
Perbedaan Quotation dan Invoice
Anda sudah bisa memperoleh gambaran singkat tentang apa itu quotation. Meski begitu, masih banyak orang yang mengalami kesulitan dalam memahami kalau quotation dan invoice merupakan dokumen yang benar-benar berbeda.
Ada 3 perbedaan utama yang bisa Anda ketahui berkaitan dengan quotation dan invoice, yakni:
Waktu Penerbitan
Aspek pertama yang menjadi pembeda quotation dengan invoice adalah waktu penerbitannya. Penjual menerbitkan invoice setelah proses transaksi berlangsung. Sementara itu, penerbitan quotation berlangsung sebelum adanya transaksi.
Isi
Perbedaan apa itu quotation dengan invoice yang berikutnya terletak pada bagian isinya. Quotation mempunyai isi berupa info detail terkait produk yang ditawarkan, termasuk harga dan cara pembayaran.
Sementara itu, invoice memuat detail transaksi yang sudah berlangsung dan pembayaran yang perlu diselesaikan. Selain itu, Anda juga bisa melihat info terkait batas waktu pembayaran.
Harga
Terakhir, Anda bisa mengetahui perbedaan quotation dan invoice dari harga produk. Harga pada quotation bisa saja mengalami perubahan karena adanya proses negosiasi antara penjual dengan pembeli. Sementara itu, harga pada invoice tak bisa berubah dan merupakan beban pembayaran yang perlu dibayarkan oleh penjual.
Manfaat Quotation untuk Bisnis
Penggunaan sales quote dalam bisnis memberikan banyak manfaat, termasuk di antaranya adalah:
Memberikan Gambaran Produk dan Harga Secara Jelas
Penggunaan quotation bermanfaat dalam memberikan gambaran produk serta harga yang jelas kepada pelanggan. Keberadaannya pun menjadi bagian dari sikap transparan yang Anda perlihatkan kepada mereka.
Perlindungan Hukum
Quotation dalam bisnis juga menjadi bagian dari perlindungan hukum. Apalagi, quotation kerap disertai dengan jelas informasi berkaitan dengan hak serta kewajiban dari masing-masing pihak. Dengan begitu, Anda bisa meminimalkan terjadinya kesalahpahaman maupun kesalahan interpretasi oleh pelanggan.
Personalisasi dan Kustomisasi
Anda bisa pula menggunakan quotation untuk sarana pemasaran yang bersifat personal dan kustom. Metode ini sangat efektif karena Anda mampu menyediakan penawaran bisnis yang secara khusus menjadi solusi atas pain points konsumen.
Meningkatkan Kredibilitas Bisnis
Manfaat yang tak kalah penting dari pemahaman tentang apa itu quotation dengan benar adalah meningkatkan kredibilitas bisnis. Dengan adanya penawaran yang transparan, pelanggan akan menaruh kepercayaan tinggi secara lebih dibandingkan kompetitor.
Baca juga: Biar Langgeng, Ini Tips Rahasia Bangun Merek Bisnis yang Kuat
Komponen Quotation
Dengan manfaat yang begitu besar, Anda perlu mengetahui cara membuat sebuah quotation dengan benar. Dalam setiap quotation yang Anda buat, pastikan untuk memasukkan beberapa komponen penting sebagai berikut:
Harga
Dari pemahaman apa itu quotation, Anda tahu kalau dokumen ini merupakan surat penawaran bisnis. Oleh karena itu, di dalamnya harus terdapat penawaran harga dari produk yang Anda tawarkan. Berikan info daftar harga secara lengkap, mulai dari harga setiap produk sampai harga keseluruhan.
Selain itu, jabarkan setiap biaya yang Anda bebankan kepada pelanggan saat melakukan pemesanan. Tujuannya, biar surat penawaran tersebut transparan tanpa ada biaya tersembunyi. Beberapa jenis biaya yang bisa Anda cantumkan di antaranya adalah pajak, biaya pengiriman, dan lain sebagainya.
Detail Perusahaan
Anda perlu pula memasukkan komponen informasi detail perusahaan di dalam quotation. Tujuannya, biar quotation tersebut terlihat profesional dan sekaligus memudahkan pelanggan untuk bisa menghubungi Anda. Beberapa informasi yang bisa Anda cantumkan di antaranya adalah:
- Nama perusahaan beserta logo
- Alamat perusahaan
- Nomor telepon
Data Konsumen
Selanjutnya, pastikan Anda menuliskan informasi detail terkait konsumen. Mulai dari nama, alamat, email, hingga nomor telepon.
Ketentuan Cara Pembayaran
Setiap quotation perlu Anda lengkapi dengan poin-poin berkaitan ketentuan cara pembayaran, seperti pemberian diskon ketentuan tertentu, proses pengiriman barang, dan lain-lain.
Periode Berlaku
Terakhir, Anda perlu tahu kalau setiap quotation mempunyai tanggal kedaluwarsa. Tujuannya adalah untuk meningkatkan urgensi bagi pelanggan sehingga mereka segera melakukan pemesanan. Kalau sudah melewati periode tersebut, maka penawaran yang ada di dalam quotation tak lagi berlaku.
Jenis Quotation
Selanjutnya, Anda perlu pula paham kalau terdapat 3 jenis quotation yang secara umum digunakan dalam dunia bisnis, yakni:
Estimate Quotation
Jenis quotation ini memiliki informasi yang berupa perkiraan harga produk. Nilai harga dari setiap produk yang ada di dalamnya bisa saja berubah-ubah sesuai dengan tingkat kebutuhan pelanggan.
Fixed Price Breakdown
Ada pula fixed price breakdown yang memiliki ciri pada harga yang sifatnya tetap. Pemakaiannya sangat efektif jika Anda berhadapan dengan pelanggan yang sudah memiliki ketetapan untuk melakukan transaksi.
Request for Quotation
Terakhir, ada pula request for quotation yang merupakan respons dari penjual ketika pelanggan meminta quotation. Jenis quotation ini memberi manfaat bagi pembeli untuk bisa membandingkan harga dan memperoleh produk dengan penawaran terbaik.
Contoh Quotation
Tidak sulit untuk membuat quotation. Anda bisa memanfaatkan template yang dibuat menggunakan Ms. Word, Excel, maupun software lain. Sebagai referensi, Anda bisa pula membuat quotation dengan memperhatikan contoh template seperti di bawah ini:
Quotation
[Nama Perusahaan]
Alamat Perusahaan
Kota, Kode Pos
Nomor Telepon Perusahaan
Email Perusahaan
Website Perusahaan
NO QUOTATION: [Nomor Quotation]
TANGGAL: [Tanggal Quotation]
KEPADA:
[Nama Pelanggan]
Alamat Pelanggan
Kota, Kode Pos Pelanggan
Nomor Telepon Pelanggan
Email Pelanggan
RINCIAN PEMBAYARAN:
| No | Deskripsi Layanan | Barang Jumlah | Harga Satuan | Total |
| 1 | [Deskripsi Item 1] | [Qty] | [Harga] | [Total] |
| 2 | [Deskripsi Item 2] | [Qty] | [Harga] | [Total] |
| 3 | [Deskripsi Item 3] | [Qty] | [Harga] | [Total] |
TOTAL PENAWARAN: [Total Harga]
BERLAKU HINGGA: [Tanggal Kadaluarsa Penawaran]
CATATAN:
[Tambahkan catatan atau informasi tambahan jika diperlukan]
Terima kasih atas minat Anda!
Jika ada pertanyaan atau perlu klarifikasi lebih lanjut, silakan hubungi kami di [Nomor Telepon/E-mail Perusahaan].
Tips Membuat Quotation
Anda sudah paham dengan apa itu quotation dan contohnya juga dapat Anda jadikan referensi. Selanjutnya, Anda perlu memperhatikan beberapa tips penting saat membuat quotation, yakni:
Gunakan Bahasa yang Terstruktur dan Mudah Dipahami
Saat membuat sebuah quotation, Anda perlu menggunakan tata bahasa yang baik dan terstruktur. Penggunaan tata bahasa yang terstruktur membuat quotation terlihat lebih profesional.
Sebagai tambahan, hindari penggunaan kata-kata yang sulit dipahami. Gunakan kalimat yang bisa dimengerti oleh pelanggan dengan mudah. Dengan begitu, mereka bisa mengerti isi dari quotation tanpa perlu banyak bertanya.
Berikan Informasi Secara Detail
Anda perlu menuliskan secara detail setiap informasi yang ada dalam sebuah quotation. Oleh karena itu, tidak ada salahnya kalau Anda berupaya untuk menghubungi pelanggan sekadar untuk meminta klarifikasi atau kejelasan atas kebutuhan mereka.
Kalau pelanggan memang tengah membutuhkan produk Anda, mereka tidak akan merasa terganggu dengan upaya komunikasi yang tengah Anda lakukan. Selanjutnya, Anda perlu mencatat hal-hal kecil yang berkaitan dengan kebutuhan pelanggan.
Sertakan Sample Produk
Selanjutnya, pertimbangkan untuk menyertai surat penawaran dengan sample produk. Tujuannya, biar pelanggan memiliki gambaran secara jelas produk yang ditawarkan di dalam quotation.
Berikan Opsi Paket Pembelian
Dengan pemahaman apa itu quotation yang tepat, Anda bisa pula menyediakan beberapa paket pembelian di dalamnya. Namun, pastikan kalau paket tersebut Anda rancang agar sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
Keberadaan paket pembelian memungkinkan pelanggan untuk bisa memilih produk atau layanan yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Selain itu, keberadaannya juga membuat quotation jadi lebih interaktif.
Desain Quotation Secara Rapi dan Profesional
Selanjutnya, Anda perlu memperhatikan desain quotation sehingga bentuknya terlihat menarik dan profesional. Sebagai pelengkap, Anda bisa memasukkan foto produk dengan resolusi tinggi dari berbagai sudut pengambilan gambar maupun link video produk.
Berikan Nilai Tambah
Hal yang tidak kalah penting adalah dengan mencantumkan added value di dalam quotation. Tujuannya, biar konsumen lebih tertarik dengan penawaran Anda dibandingkan dengan kompetitor.
Nilai tambah yang bisa Anda masukkan tidak harus berupa harga lebih murah. Anda bisa pula menghadirkan nilai tambah lain seperti biaya pengiriman gratis, garansi produk, dan lain sebagainya.
Cantumkan Syarat dan Ketentuan yang Jelas
Selain itu, Anda perlu pula mencantumkan syarat dan ketentuan secara jelas. Tempatkan kalimat tersebut pada area yang mudah terbaca oleh pelanggan. Bukan dengan memakai tulisan dengan ukuran yang kecil.
Pencantuman syarat serta ketentuan yang jelas di dalam quotation menjadi bagian dari transparansi. Pelanggan pun tidak akan merasa tertipu saat memutuskan untuk melakukan transaksi dengan Anda.
Nah, itulah penjelasan lengkap terkait apa itu quotation dalam bisnis serta cara yang tepat dalam mendapatkan manfaatnya secara optimal. Dengan pemanfaatan yang benar, Anda bisa mengembangkan bisnis dan memperoleh order lebih banyak dari pelanggan.
Tak kalah penting, pastikan Anda memberikan kemudahan bagi para pelanggan dalam melakukan pembayaran. Anda bisa memanfaatkan layanan YUKK Payment Gateway sebagai solusinya. YUKK Payment Gateway menyediakan beberapa metode pembayaran cukup dalam satu layanan. Dengan begitu, Anda bisa menyediakan beberapa opsi cara pembayaran kepada pelanggan dan mereka tinggal memilih metode yang paling sesuai.
