Sopan Santun dalam Bertelepon

Sopan Santun dallas Bertelepon
Ilustrasi (Foto: passnownow.com)

Siapa Anda atau orang seperti apa Anda ditentukan juga oleh bagaimana Anda berbicara dengan atau kepada orang lain. Termasuk di dalamnya ketika Anda berbicara melalui telepon. Orang bisa menilai Anda dari cara dan intonasi Anda ketika berbicara, menyampaikan ide, dan menjawab pertanyaan. Bertelepon yang baik dan benar itu seperti apa? Simak sopan santun dalam bertelepon berikut ini.

Menelepon

etika bertelepon)
Ilustrasi (Foto: iStock)


Ada beberapa hal yang harus Anda lakukan sebelum dan ketika menelepon orang lain yang belum pernah Anda kenal atau ketika menelepon pimpinan Anda:

  • ORGANIZE your thoughts
    Banyak orang gelagapan, bingung, bahkan tidak tahu harus mengatakan apa ketika menelepon orang yang belum dikenal, pejabat, atau pimpinan di tempat kerja. Hal seperti itu wajar. Namun, Anda bisa menyiasatinya dengan menulis poin-poin penting yang mau Anda katakan di atas kertas atau notes.
  • Try to SMILE
    Jangan lupa tersenyum. Ketika Anda tersenyum, ekspresi wajah Anda berubah. Perubahan ekspresi wajah mempengaruhi nada suara Anda. Intonasi suara Anda bisa menunjukkan seberapa ramah, hangat, natural, dan percaya dirinya Anda. Ingat, people can “hear” our personality and mannerisms through the tone of our voice.
  • Do NOT speak too fast!
    Tenang dan perlambatlah irama suara Anda. Orang yang Anda telepon akan kesulitan menangkap maksud ataupun kalimat Anda jika terlalu cepat. Perkenalkan nama Anda (dan pelan jika nama Anda tak cukup familiar) dan berikan nomor telepon yang mesti dihubungi dengan jelas.
  • GIVE your company name, your title & WHY you are calling
    Perkenalkan diri Anda dengan singkat dan jelas seperti nama, profesi atau jabatan, nama perusahaan, dan mengapa Anda menelepon. Sekalipun Anda sudah memperkenalkan diri Anda kepada asisten ataupun resepsionis, perkenalkan diri lagi kepada orang yang ingin Anda telepon supaya dia tidak bingung. Jangan menganggap remeh elemen ini sekalipun Anda sudah meneleponnya beberapa kali karena di sinilah kepercayaan terhadap Anda dibangun.
  • Let them KNOW when to call you back
    Jika Anda ingin dihubungi kembali, tetapkan hari, tanggal, dan jam mereka harus menghubungi Anda. Atau jika Anda diminta menghubungi lagi, tanyakan kapan Anda mesti menelepon lagi.
  • Always sound PROFESSIONAL
    Jangan tersinggung jika Anda ditanya mengapa menelepon. Jangan marah atau terdengar emosional jika orang yang menerima telepon Anda meminta Anda menghubunginya lagi. Jika orang yang Anda telepon marah atau tersinggung, tenanglah dan dengarkan keluhannya. Setelah itu, Anda menjelaskan persoalannya dengan bijaksana.

Menjawab Telepon

etika bertelepon
Ilustrasi (Foto: lifeinsideuk.com)

Dalam menjawab telepon pun ada beberapa hal penting yang harus Anda perhatikan, yaitu:

  • Answer the telephone by the 3rd ring
    Memang tak ada aturan yang baku tentang kapan mesti menjawab telepon. Anda bisa langsung menjawabnya pada dering pertama. Namun, lebih profesional (dalam dunia kerja) jika Anda menjawab telepon pada dering ketiga. Di situ keseriusan orang yang menelepon bisa terlihat.
  • Be prepared before you answer the telephone
    Jangan membuang-buang waktu orang yang menelepon dengan meminta mereka menuggu karena Anda mesti mencari pulpen dan kertas untuk mencatat pesan atau informasi yang mereka katakan. Persiapkan itu sebelum Anda menjawab telepon. Tulis nama penelepon dan pesannya.
  • Make sure your greeting is professional
    Ucapkan salam sewajar dan sepantasnya. Setelah ucapkan salam, sebutkan nama dan perusahaan Anda. Misalnya, “Selamat siang, PT Bumi, dengan Nindy. Ada yang bisa saya bantu?” Lalu jadilah pendengar yang baik dan aktif (bertanya jika kurang jelas).
  • Ask their name, company and to whom they want to speak to
    Ini tidak berarti bahwa Anda sedang “menyelediki” orang yang menelepon. Cara ini membantu Anda menghindari hal-hal negatif yang mungkin terjadi (misalnya, kasus penipuan, pemerasan, dan lain-lain), memperlancar urusan kantor, menjaga wibawa perusahaan, dan menghormati penelepon.
  • Focus on the phone!
    Tangguhkan sejenak hal-hal lain, apa pun itu, dan pusatkan perhatian pada orang yang sedang menelepon. Dalam konteks tertentu, gangguan sekecil apa pun bisa membuyarkan konsentrasi Anda dan orang yang sedang menelepon.
  • Let them leave their message
    Jika orang yang dituju tidak  berada di tempat, mintalah orang yang menelepon untuk meninggalkan pesan atau menelepon lagi. Pastikan bahwa Anda akan menyampaikan pesan yang sudah Anda tulis.
  • If you put someone on hold, DO NOT make them wait more than 30 seconds
    Hal sederhana ini sering menimbulkan persoalan. Penelepon akan merasa disepelekan jika Anda “memaksa” mereka menunggu lebih dari 30 detik. Jika orang yang dituju tak ada di tempat, kembalilah kepada penelepon.
  • Don’t be in a hurry to hang up
    Jangan tergesa-gesa untuk menutup pembicaraan. Lebih profesional jika orang yang menelepon Anda lebih dahulu mengakhiri pembicaraan dan menutup telepon. Jika Anda lebih dahulu menutup telepon, orang yang menelepon akan beranggapan bahwa Anda kurang menghormati mereka. Namun, dalam kasus-kasus tertentu seperti penipuan ataupun pemerasan dengan motif apa pun, Anda bisa mengambil inisiatif mengakhiri pembicaraan dan menutup telepon tanpa mesti menghilangkan keramahan dan profesionalisme.

Yang Harus Dihindari

etika bertelepon
Ilustrasi (Foto: sunseaboats.com)

Tidak banyak orang yang tahu bahwa ada beberapa hal yang tidak boleh dilanggar dalam bertelepon. Apa saja hal-hal yang harus dihindari?

  • “Menuduh”
    Hindari kecenderungan untuk langsung menyebut nama orang. Misalnya, “Ini Pak Budi, ya?”
  • Tanya Waktu
    Tak semua orang punya waktu luang seperti Anda. Jika Anda menelepon dan ternyata disuruh menunggu atau menelepon lagi, jangan bertanya, “Waktunya kurang tepat, ya, untuk telepon?”
  • Sok Akrab
    Jangan nodai profesionalisme Anda dengan kecenderungan sok akrab yang tidak pada tempatnya. “Hai, apa kabar?”, “Kayaknya menarik, nih?” dan sebagainya. Anda boleh melakukannya pada orang yang sudah benar-benar Anda kenal akrab.
  • Lewati batas
    Jangan memburu orang dengan pertanyaan dan prasangka. Ada batas yang tak pantas dilanggar. Jika Anda meminta nomor telepon orang lain dan tidak diberi, jangan memaksa! Itu bagian dari profesionalisme dan privasi. Jika sudah dijawab, “Maaf, bukan wewenang saya,” misalnya, jangan keras kepala.

#YUKKpakeYUKK

1
like
0
love
0
haha
0
wow
0
sad
0
angry